На одной волне с командой

Уже который раз сталкиваюсь в работе с запросом у распределённых команд: как было бы здорово знать кто и над чем работает в команде и как можно держать всех в курсе событий?
Предлагаю вашему вниманию простой инструмент, который уже давно зарекомендовал себя в пространстве Agile и любителей Scrum. А также был облюбован мною при работе с удалёнными командами за последние 4 года.

Check-In (Чекин)

Классическое описание.
Ежедневные созвоны (желательно с видео), на которых каждый член команды отвечает на три простых вопроса:
— какие задачи я делал(а) вчера?
— какие задачи буду делать сегодня?
— что меня может остановить/помешать в работе?

Замечание первое: не обязательно делать созваны ежедневными. Выберите те промежутки, которые вам будут комфортны. Если вы запускаете какое-то медиа с ежедневным контентом, то в каждодневных созвонах есть смысл. А если вы работаете над чем-то не постоянным и синхронизироваться каждый день бессмысленно, то можно созваниваться раз в неделю или реже. Выберите для себя тот промежуток, который подходит именно вам. Не бойтесь экспериментировать!

Замечание второе: важно начинать именно с созвонов, хотя бы голосом, если видео не возможно/не комфортно. Это помогает сплотить команду и расположить людей друг к другу. Услышал лай собаки на фоне, будете знать, что у человека дома животное живет. Или слышно, как малыш на фоне визжит, уже образ человека становится полнее. А с видео ещё больше такой возможности. Это небольшая, но замена того самого кулера с водой, возле которого люди встречаются в офисе в перерывах и обсуждают вещи не связанные с работой.

Замечание третье: инструмент хорошо работает именно с проектными командами. То есть, командами по 3–7 человек. Если у вас в компании команда из 30 человек, то будет расточительством времени заставлять людей собираться такой толпой в онлайн пространстве и слушать всех. Чекины лучше проводить в небольших командах, которые работают над конкретными проектами. Если у вас 3–4 команды и им (не руководству, а именно командам) не хватает общения между собой и им важно знать кто и над чем работает, то можно делать общие чекины 1–4 раза в месяц.

Замечание четвёртое: важна периодичность и стабильность. Старайтесь заранее договориться с командой на конкретную периодичность, с которой вы будете созваниваться. Чтобы увидеть результат, нужно хотя бы пару месяцев использовать этот инструмент. Не забудьте проговорить или даже записать для себя ДО начала внедрения Чекина, что вы (как руководитель) увидите и услышите, когда поймёте, что этот инструмент работает для вашей команды.

Замечание пятое: никакого деспотизма и насилия. Если кто-то не хочет сегодня созваниваться, но написал ответы на вопросы — отлично. Поблагодарите за это человека и спросите в личку, нужны ли ему какие-то ресурсы и поддержка от команды, чтобы на следующий Чекин он смог голосом/с камерой со всеми пообщаться. Так же помните, что нет правильных и неправильных ответов на вопросы. Вы можете уточнить, если вам не понятен ответ, но перебивать, говорить “нет, это не тот ответ” или как-либо ещё обесценивать слова члена команды не нужно. Чтобы уточнить, воспользуйтесь вопросами: А что это за …? Есть ли что-то ещё об этом …?

Замечание шестое: создайте доверительное пространство, когда членам команды будет не страшно прийти на созвон и сказать, что вчера и всю неделю ты ничего не делал(а). Дайте команде понять, что этот чекин происходит не для того, чтобы выявить лучшего работника недели или узнать, кто больше всего задач на себя может взять, а лишь с той целью, чтобы создать для всех общую картину проекта и, путём проговаривания намерений, повысить шанс их реализации. В перспективе очень важно научить команду брать посильные задачи и уметь оценивать сроки и ресурсы, которые понадобятся. Поскольку Чекины буду происходить регулярно, то вы очень быстро увидеть паттерны. Если кто-то из членов команды регулярно берёт пять задач на день, а выполняет одну-две или каждый созвон обещает сделать отчёт, но не делает этого — это повод для обратной связи. О которой я расскажу подробно в следующем посте.

Как внедрить подобный инструмент в свою команду?

Шаг первый: определите зачем вы это делаете. Что вы такое видите или слышите в команде, что заставило вас задуматься о том, что этот инструмент может быть полезен для команды.

Шаг второй: поймите по каким критериям вы будете оценивать эффективность инструмента ДО его внедрения. А именно, запишите, что вы увидите и услышите, когда поймёте, что инструмент работает.

Шаг третий: открыто обсудите с командой почему вы считаете, что этот инструмент будет полезен для них. Расскажите, как вы видите его внедрение и спросите, как к этому относятся члены команды. На этом этапе важно услышать ВСЕХ членов команды, но это отдельный навык, которому нужно учиться и постоянно прокачивать его.

Шаг четвёртый: если команде интересно попробовать внедрить новый инструмент, то обозначьте промежутки для Чекина (каждый день, раз в неделю и тп.) и установите чёткое время для созвонов.

Помните, что важно подстроить инструмент под свою команду, поэтому беспрекословное выполнение правил здесь не сработает. Держите в фокусе вашего внимание цель, ради чего вы внедряете этот инструмент, и смело вносите изменения в его использование, в вопросы, в интервалы или формат общения, чтобы Чекин начал работать на достижение ваших целей, а не наоборот.

Если у вас есть какие-то замечания или вопросы, то смело пишите в комментариях.

А если хотите, чтобы я помогла вам внедрить этот инструмент в вашу команду с наименьшими рисками и с наибольшей пользой, то смело оставляйте мне заявку через почту или социальные сети:

Telegram t-do.ru/tapua
VK vk.com/tapua
Mail ttapua@gmail.com
Facebook facebook.com/Tapua